間接材調達購買システム普及前の世界

1. 一言でいうと

間接材調達購買システムが普及する前の中堅・大企業では、間接材購買は紙・Excel・メール・FAX・電話・担当者の記憶に依存していた。

その結果、購買が分散し、価格比較が難しく、承認が遅く、検収・請求・支払までの流れが見えにくかった。

---

2. 当時の典型的な業務手段

手段	使われ方
紙カタログ	商品検索、品番確認
Excel台帳	サプライヤー一覧、価格表、購買履歴
メール	見積依頼、承認、注文書送付
FAX	見積依頼、注文書、納品関連
電話	在庫確認、納期確認、緊急発注
紙申請書	購入依頼、承認、押印
個人フォルダ	見積書、注文書、請求書の保存
担当者の記憶	どの業者に頼むか、過去価格はいくらか

---

3. 典型的な購買フロー

Step 1: 必要が発生する

現場や部門で必要品が発生する。

例：

• 保護手袋が足りない
• 設備部品を交換したい
• 清掃用品を補充したい
• 保守サービスを依頼したい

---

Step 2: 購入先を探す

担当者が過去資料、紙カタログ、Excel、メール履歴、先輩の記憶を頼りに購入先を探す。

よくある方法：

• 過去に使った業者に聞く
• 紙カタログを見る
• Excelの取引先リストを見る
• 購買部門に確認する
• 現場が知っている業者へ直接連絡する

---

Step 3: 見積を取る

必要に応じて、メール・FAX・電話でサプライヤーに見積依頼を出す。

課題：

• 依頼フォーマットがバラバラ
• サプライヤーごとの回答形式が違う
• PDFや紙の見積をExcelへ転記する
• 条件が揃わず比較しにくい

---

Step 4: 社内申請・承認

紙申請書、Excel、メール、ワークフローなどで承認を取る。

課題：

• 上長の承認待ちで止まる
• 押印待ちが発生する
• 金額基準・承認ルートが分かりにくい
• 記入漏れで差戻しになる
• メール承認が埋もれる

---

Step 5: 発注

承認後、注文書を作成してサプライヤーへ送る。

よくある方法：

• FAX送付
• メールにPDF添付
• 電話で注文して後から注文書送付
• 現場から直接発注
• 購買部門が代理発注

---

Step 6: 納品・検収

商品が届く、またはサービスが完了する。

現場が確認する内容：

• 数量
• 品番
• 破損有無
• 作業完了
• 納期
• 条件との一致

課題：

• 検収結果が購買・経理へ伝わらない
• 納品書が現場で止まる
• 分納・一部納品の管理が難しい

---

Step 7: 請求・支払

経理部門が注文書、納品書、検収結果、請求書を照合する。

課題：

• 注文書が見つからない
• 検収済みか分からない
• 請求金額と注文金額が違う
• 部門負担が分からない
• 月末月初に確認作業が集中する

---

4. 情報が分散していた場所

情報	分散先
商品情報	紙カタログ、ECサイト、社内リスト
サプライヤー情報	Excel、名刺、個人メモ
見積書	メール、PDF、FAX、紙
注文書	PDF、FAX、個人フォルダ
納品書	紙、現場保管
検収結果	Excel、メール、紙
請求書	経理メール、紙、PDF
支出データ	ERP、会計システム、Excel

---

5. よく起きていた状態

• 同じ商品を拠点ごとに違う価格で買う
• どのサプライヤーが最適か分からない
• 最新価格が分からない
• 見積依頼に時間がかかる
• 承認待ちで発注が遅れる
• 納品済みなのに検収が進まない
• 請求照合に時間がかかる
• 購買実績を分析できない
• 監査時に証跡を探すのが大変
• 担当者が異動すると業務が分からなくなる

---

6. 具体例A：工場で保護手袋を購入する場合

システム普及前

1. 現場担当者が手袋不足に気づく
2. 過去に買った業者を探す
3. 紙カタログや過去注文書を確認
4. 電話やFAXで在庫・価格を確認
5. Excelまたは紙で購入申請
6. 上司が承認
7. FAXで発注
8. 納品後、現場で数量確認
9. 納品書を経理へ送る
10. 請求書と照合する

起きやすい問題

• 前回と同じ商品か分からない
• 他部門より高く買っている可能性がある
• 承認待ちで遅れる
• 納品書が現場で止まる
• 年間購入量が分からない

---

7. 具体例B：設備保守サービスを依頼する場合

システム普及前

1. 工場設備に不具合が発生
2. 現場担当者が知っている業者へ連絡
3. 電話・メールで作業範囲を説明
4. 複数社に個別見積依頼
5. PDFやFAXで見積回答
6. Excelで価格・作業範囲・納期を比較
7. 上司・購買部門へ説明
8. 承認後、注文書を発行
9. 作業完了後、現場が検収
10. 経理が請求書を確認

起きやすい問題

• 見積条件が揃わない
• 作業範囲の認識違いが起きる
• 選定理由が残らない
• 緊急対応時に承認プロセスが混乱する
• 検収・請求がつながらない

---

8. なぜシステム化が求められたのか

間接材調達購買システムが必要になった背景：

1. 購買を見える化するため
2. 標準品を効率よく買うため
3. 非定型品を正しく比較するため
4. 承認・発注・検収をつなげるため
5. 請求・支払・証跡・監査に対応するため
6. 支出分析を可能にするため
7. 法対応・内部統制を強化するため

---

9. Jienie 2.0との関係

Jienie 2.0は、システム普及前に存在した以下の課題を解決するための仕組みとして理解できる。

昔の課題	Jienie 2.0の解決策
複数サイト検索	横串検索
紙・FAX見積	見積購買機能
Excel比較	見積比較・テンプレート
承認遅延	承認ワークフロー
検収漏れ	検収登録・承認
請求照合負荷	検収・締めデータ連携
支出不可視	ダウンロードセンター
法対応の手作業	取適法（旧下請法）対応
証跡分散	データ保管・アーカイブ

---

10. 関連ノート

• [[indirect-procurement-basics]]
• [[pain-points]]
• [[procure-to-pay-source-to-pay-flow]]
• [[../02-product/jienie-2/catalog-purchasing]]
• [[../02-product/jienie-2/rfq-purchasing]]