購買共通機能の理解

1. 購買共通機能とは

購買共通機能とは、カタログ購買や見積購買の後工程で必要になる、承認・発注・受注・納品・検収・締め・支払通知・データ連携などを支える共通基盤である。

一言でいうと、選んだ後の購買業務を正しく、速く、見える化するための機能群である。

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2. なぜ重要か

カタログや見積で商品・サービスを選べても、その後の業務がつながっていなければ、以下の問題が残る。

• 承認が止まる
• 発注状況が分からない
• サプライヤの納期回答が見えない
• 納品済みか分からない
• 検収が遅れる
• 請求・支払照合が大変
• 月次締めに時間がかかる
• 監査時に証跡を探す必要がある

購買共通機能は、これらを一つの流れとして管理する。

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3. 主な業務フロー

一般的な流れ：

1. 申請・承認
2. 発注
3. サプライヤ受注
4. 納期回答
5. 納品登録
6. 検収登録
7. 検収承認
8. 月次締め
9. 支払通知
10. データ出力・連携

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4. 主な機能

機能	内容	主な対象
発注承認	発注前に社内承認を行う	買い手
一括承認	複数案件をまとめて承認する	買い手
差戻・引戻・取下げ	申請や発注の修正・取消を行う	買い手
サプライヤ受注	サプライヤが受注を確認する	売り手
納期回答	サプライヤが納期を回答する	売り手
注文書発行	注文書を発行・提示する	共通
受注辞退	サプライヤが対応不可を登録する	売り手
納期変更	納期変更を登録する	売り手
納品登録	納品情報を登録する	売り手
分納登録	分割納品に対応する	売り手
検収登録	受領・検収結果を登録する	買い手
分割検収	分納や一部検収に対応する	買い手
検収取消	誤った検収を取り消す	買い手
月次締め処理	月次処理を標準化する	買い手
支払通知書発行	支払関連通知を発行する	買い手
ダウンロードセンター	データ出力・分析に使う	買い手
通知・督促メール	関係者へ自動通知する	共通

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5. 取適法（旧下請法）対応との関係

購買共通機能の中でも、特に重要なのが 取適法（旧下請法）対応 である。

Jienie 2.0では、以下のような運用を標準フローに組み込みやすい。

• 品目カテゴリによる対象取引の識別
• サプライヤ情報による対象判定
• 対象サプライヤの表示
• 注文書面の提示
• 検収・締め処理との連動
• 支払通知との連動
• 証跡データの保管・出力

これにより、Excelや手作業での確認漏れを減らし、監査・内部統制に対応しやすくなる。

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6. 具体例：保護具を発注した後の共通業務

1. 現場担当者が保護具を選択
2. 上長が発注承認
3. サプライヤへ注文書が発行される
4. サプライヤが受注・納期回答
5. 商品が納品される
6. 現場で数量・内容を確認
7. 検収登録
8. 月次締め
9. 支払通知書発行
10. データをダウンロードし、支出分析へ活用

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7. 買い手にとってのメリット

メリット	内容
承認が見える	どこで止まっているか分かる
発注状況が追える	注文済み・納期回答済み・納品済みを確認できる
検収漏れを防げる	納品後の確認をプロセス化できる
締め処理を標準化できる	月次処理の負荷を下げる
支払通知を管理できる	経理・購買間の確認を減らせる
データが残る	監査・分析に使える

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8. 売り手にとってのメリット

メリット	内容
受注確認がしやすい	Web上で受注を確認できる
納期回答が標準化される	電話・メール連絡を減らせる
納品登録ができる	納品・分納情報を明確にできる
やり取りが残る	後から状況を確認しやすい

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9. 管理部門にとってのメリット

部門	メリット
購買部門	承認・発注・検収・サプライヤ対応を一元管理できる
経理部門	検収・締め・支払通知との照合がしやすい
法務・監査	証跡を確認しやすい
IT部門	マスタ連携・データ連携を設計しやすい

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10. 関連ノート

• [[feature-map]]
• [[catalog-purchasing]]
• [[rfq-purchasing]]
• [[toriteki-compliance]]
• [[optional-services]]